09 Oct2014

7 tips för att klara dig ur en kris

Kriser har blivit en del av vårt liv

Oavsett om det är en institutionell kris, en naturkatastrof, en kärnkraftsolycka, en terroristattack, en börskrasch eller en företagsnedläggning, har krisen blivit ett vardagligt ämne i våra medier. Kriser kan vara komplexa med oförutsägbara effekter så att man måste agera snabbt. Det viktigaste med en strategisk kriskommunikationsplan är att man inte ska börja utarbeta planen när krisen är ett faktum.

Här är sju tips för effektiv hantering av en krissituation:

 Var beredd  
Om du fortfarande inte har en plan, vänta inte på att krisen först ska slå till. Varje organisation behöver en plan för att identifiera vem som säger vad när de dåliga nyheterna dyker upp i de digitala medierna. Identifiera ett litet team av människor i din organisation som blir ditt kristeam. En väl genomtänkt plan kommer att spara tid och minskar stressen. Kristeamet kan fokusera på att hantera krissituationen. Helst bör denna plan finnas tillgänglig och enkel att följa t ex vi ett krisverktyg eller en app. (Vi rekommenderar IncaseIT som ett sådant verktyg där du får full kontroll över krissituationen.)
 Kommunicera även om du inte har något att berätta
Första prioritet i själva det akuta läget är att omedelbart och effektivt kommunicera. Detta bygger genast upp allmänhetens förtroende och kommer att minska rykten och desinformation. Journalister har deadlines som måste uppfyllas och om du inte talar till media, gör någon annan det. Organisationer som kommunicerar öppet och direkt har mycket större chans att bli en viktig informationskälla för pressen och de sociala medierna under krisen.
Var öppen och ärlig  
Försök inte maskera kraften av krisen. Information kommer vanligtvis ut ändå och i brist på insyn misstankar förstärkas och göra det hela värre. I våra dagar kan även de till synes mest obetydliga detaljer bli viral på några sekunder. Ryktesspridning är, mer nu än förr, i händerna på sociala medier. Människor behöver information, men det är inte alltid de förstår att inte ens du har alla svaren.
 Var konsekvent och håll dig till fakta  
Berätta för människor så tidigt som möjligt både goda och dåliga nyheter. ”Tala med en röst”. Identifiera en central talesman som har befogenhet och kunskap att tala för din organisation och som också visar empati. Om du inte är hundraprocentigt säker på de faktiska omständigheterna, vänta och kommunicera inte dem. Det är värre att spekulera ge hellre information om hur du planerar att ta itu med problemet.
 Ge din version av vad som hänt 
Om informationen är felaktig svara och ge korrekt information Ge pressen mer bakgrundsinformation. Detta kommer att bidra till att undvika mediebevakningen och få (mer) negativt. Meddela när nästa uppdatering kommer att ske. Skyll inte på andra människor eller minimera situationen. När du arbetar med media måste du ha tålamod och vara tillmötesgående.
Sociala medier i krisplanen 
Sociala medier ger möjlighet för alla med tillgång till internet att bli medborgarejournalister Det är ett verktyg som kan påverka på ett mycket negativt sätt, men kan också orsaka positiva resultat om de används på rätt sätt. Så, se till att din krisplan omfattar sociala medier och anlita/anställ en erfaren person under en nödsituation. Men när en kris slår till, bör varje organisation dra nytta av både nya och traditionella medier för att kommunicera.
Ta tillfället i akt  
Det kinesiska ordet för kris består av två tecken: en betydelse fara, och en betydelse tillfälle. Alla fokuserar på de negativa frågorna under kriser. Det är lätt att ignorera möjligheter. Ändå finns det inga kriser utan möjligheter. Försök att fokusera på dem och göra situationen till din fördel.

Kontakta Pia Jansäter om du behöver hjälp med ditt förebyggande krissarbete: 0709-83 77 80

Min egen erfarenhet är att allt för många organisationer inte har en klar och tydlig krisorganisation. De ansvariga för kommunikationen sitter på en ö och vet inte vad som händer. Oftast kommer informationen försent eller så väntar de med att kommunicera. De vill ha alla fakta innan de svarar offentligt. Men då har de inte möjligheten att ge sin version. Det är bättre att direkt säga att de inte har all information men att man jobbar på det.