28 April 2011
Beredskap kan bestå i helhetslösningar eller punktinsatser för din kriskommunikation. Många gånger startar vi beredskapen med en utbildning under en dag eller en halvdag. Syftet med utbildningen är belysa styrkor och svagheter, möjligheter, sårbarhet och behov. Deltagarna får också insikt i hur de kan handla proaktivt och förebyggande innan, under och efter en kris. Övergripande mål att att ge ökad kunskap om olika medier t ex sociala medier. Viktigt att känna till är också hur massmedierna fungerar och vilka spelregler som gäller för att skapa större skicklighet hos ansvariga aktörer att möta medierna.
Välj dina nycklar för framgångsrik och säker kriskommunikation!
1. Scenarier och riskidentifiering av hotbilder och konsekvenser
Med huvudansvariga identifierar och sorterar vi kriser och hotbilder och informationskanaler internt och externt. Det gör vi tillsammans med huvudansvariga för information och säkerhet i organisationen. I detta förebyggande arbete går vi igenom vad som redan finns och vad som behöver kompletteras för att bättre vara förberedd om en olycka skulle inträffa. Vi tar tempen på krisgruppen och nyckelpersoner genom intervjuer och enkäter.
2. Analys och målsättning organisationens förhållningssätt och värdegrund
Vi kartlägger och fastställer tillsammans med er (i en 3-4 timmars workshop för huvudansvariga) målsättning för krisstrategi och kriskommunikation efter grundlig analys av organisationens förhållningssätt och värdegrund. Ni får rapport med rekommendationer för säkrare och tryggare verktyg.
3. Krisplan och krishandbok för kommunikationen
Vi ger förslag på konkreta planer för förebyggande instruktioner, strategi, policy för mediekontakter och ansvariga om det skulle hända något, riktlinjer för intern och extern information. Vi jämkar ihop era befintliga krisföreberedelser med nya instruktioner. Ni får en konkret plan för er kriskommunikation i form av kontakt- och checklistor, mallar, frågor och svar etc.
4. Krisboken som en struktur för kriswebb eller app, teknisk applikation
Vi går igenom vilka verktyg som skulle passa er bäst och utvärderar förslagen utifrån er nuvarande tekniska plattform. Kartläggningen omfattar sårbarhetsanalys, styrkor/svagheter med tanke på ert behov av snabbhet, tillgänglighet och enkelhet för användarna. Vi sammanställer förväntningar, behov/krav och ger förslag på struktur och innehåll för kriswebb och/eller krisapp. Med hjälp av en ”app” till din Iphone/smartphone är det nu möjligt att bära med sig hela krisplanen var du än är - även utan täckning. Generella checklistor och mallar skräddarsydda på en kriswebb vägleder dig i det förebyggande och akuta arbetet med kriskommunikationen. Genomgången resulterar i en kravspecifikation med struktur och innehåll för kriswebb och/eller mobilapplikation.
5. Krisboken med kriswebb och/eller mobilapplikation
Med utgångspunkt från en kravspecifikation producerar vi tillsammans med era egna IT-tekniker i företaget eller era IT-leverantörer alternativt tilllsammans med våra leverantörer en kriswebb och/eller mobilapplikation. Kravspecifikationen är grunden för hur vi ska skräddarsy en lämplig lösning. Er krisplan på webben gör att alla kan nå den via intranätet. En helt anpassad kriswebb efter era specifika behov underlättar och samordnar hela ert krishanteringsarbete på webben och i mobilen. Kriskommunikationen kan också utökas med förebyggande och förberedande krisarbete och arbetsmiljöarbete t ex sms, nyhetsbrev, push och liknande specialfunktioner.
6. Förankring av krisplan i organisationen
Krisorganisationen fixeras och implementeras. Samtliga användare utbildas och informeras. Utbildningen är nödvändig för att få en trygg och fungerande krisorganisation.
7. Medieträning med journalister
Med hjälp av praktiska övningar under en heldag, enskilt och i grupp, tränas nyckelpersoner/ledningsgrupp framför kamera med journalist för att stå bättre rustade när det oförutsedda inträffar. Vi identifierar hot, ser över förhållningssätt/värderingar och tränar intervjuteknik utifrån realistiska scenarier.
